The greatest team workshop ever held

Vielleicht kennen Sie die Situation: Sie kommen morgens an Ihren Arbeitsplatz und der Computer funktioniert nicht so wie sie es gewohnt sind. Eine ärgerliche Situation, aber nach einiger Zeit und einem Anruf bei der IT Support Hotline ist man in der Regel nach einiger Zeit wieder einsatzbereit. Was aber passiert, wenn die Systeme längere Zeit ausfallen? Vielleicht den ganzen Tag? Oder gar Wochen? Undenkbar! Und nun stellen Sie sich einmal vor dass dies genau einem der größten und bekanntesten Unternehmen der Filmbranche gar über mehrere Monate passiert ist.

Die Auswirkungen eines Ausnahmezustandes auf die Struktur eines Unternehmens aus der Perspektive des Human Resources war Gegenstand und Thema unseres Events, das wir Mitte Mai in München im Café Reitschule abgehalten haben. Unser Sprecher Toni Popov ist Executive Director People and Organization CEE und berichtete uns von der Zeit, in der sein Unternehmen Sony Pictures Opfer eines groß angelegten Hacker Angriffs war.

Herr Popov schilderte trotz der Dramatik des Themas sehr unterhaltsam und erkenntnisreich mit welchen Ausnahmesituationen man sich auseinandersetzen muss, „wenn nichts mehr geht“ (so das Thema unserer Veranstaltung). Angefangen bei der schieren Wiederherstellen grundlegender Kommunikations-möglichkeiten wie etwa das Herausfinden von Telefonnummern der Kollegen bis hin zu behelfsmäßigen E-Mail-Accounts; über die versuchte Wiederherstellung von internen Prozessen anhand von Überlegungen wie es vorher lief bis hin zum kompletten Neuaufsetzen der Kommunikations- und Informationsinfrastruktur hat sich das Unternehmen seinerzeit einer Herkulesaufgabe gegenübergesehen, die die meisten kleineren Unternehmen in ihrer schieren Existenz bedroht hätten.

Ohne auf die Details eingehen zu können bleibt festzuhalten, dass sich eine solche Ausnahmesituation schlussendlich immer auch als etwas Positives entwickeln kann. Im geschilderten Fall führte es dazu, dass man sich der Wichtigkeit der zwischenmenschlichen Kommunikation, des gegenseitigen Vertrauens und des pragmatischen Optimismus bewusst wurde.

Ausnahmesituationen, und ich hoffe es wird Ihnen und mir niemals so ergehen wie Herrn Popov und seinen Kollegen seinerzeit, können uns lehren, Dinge nicht immer als selbst verständlich anzusehen sondern im täglichen Umgang dafür zu sorgen dass wir achtsam bleiben und uns unserer Kommunikation und Informationsgebaren bewusst zu werden. Natürlich sollten wir insbesondere das Thema Datensicherheit immer im Bewusstsein haben und entsprechende Maßnahmen im Unternehmen stets weiterentwickeln. Dies wird durch Ausnahmezustände niemals ganz verhindern können, aber sicherlich deutlich erschweren. Teamwork, Mitarbeiterzusammenhalt und -gemeinschaft machen sich in solchen Situationen, die nicht vorhersehbar oder berechenbar sind, als Schlüsselqualifikation oder Schlüsselidentifikation eines Unternehmens bemerkbar.

Einen Ausnahmezustand zu bewältigen heißt in diesem Fall auch Motivation und Identifikation innerhalb der Belegschaft zu schaffen. Oder wie Herr Popov es nannte: den größte Teamworkshop der Unternehmensgeschichte durchführen. So gesehen sind Krisen immer auch Chancen, gestärkt und positiv aus daraus hervorzugehen.

Wie gehen Sie mit außergewöhnlichen Ereignissen um? Ich freue mich auf Ihre Nachricht!

You may already be familiar with this situation: you arrive at your workplace in the morning and the computer and systems do not work as they should. An annoying situation, I am sure you would agree. But after some time, and a call to the IT support hotline, you can usually use it again. But what happens when the equipment and systems go down for a long time? Perhaps all day? Or even for weeks? Unthinkable! Now imagine that this happened to one of the largest and best known companies in the film industry for several months...

The impact of the state of emergency to the structure of a company, from the perspective of human resources, was the subject of our annual HR Directors’ Circle that we held in May in Munich Café Reitschule. Our speaker Toni Popov, Executive Director People and Organization CEE, told us about the time when his company, Sony Pictures, was the victim of a large-scale hacker attack.

Mr. Popov described in a very entertaining and insightful way, despite the dramatic subject, how one has to deal with "if nothing works". Starting with the sheer restore of basic communication facilities such as; finding phone numbers of colleagues to creating makeshift e-mail accounts and trying to restore and improve / implement internal processes based on the knowledge of how the communications and information infrastructure was run in the past. The company saw itself against a huge task which would have threatened smaller companies existence.

Without going into the full details, it still can be noted that such an exceptional situation can always develop into something positive. In this case it meant the awareness of the importance of interpersonal communication, mutual trust and pragmatic optimism.

Exceptional situations can teach us not to take everything for granted and on a daily basis to be aware of our communication and information use. Of course we should always be conscious of the subject "data security" and the company should constantly develop suitable measurements to ensure safety. Because of exceptional situations like this for instance, it will never be fully possible to ensure that it will never happen. Teamwork, staff cohesiveness and community become noticeable as key identification of a company in situations, which are not predictable or calculable.

In this specific case, coping with a state of emergency results in motivation and identification within the workforce - or as Mr. Popov called it - the greatest team workshop of the company's history. If you always think positively, a state of emergency is a great opportunity to gain strength from a crisis.

How do you deal with extraordinary events? I am looking forward to hearing from you!